Como organizar o Figma com times e produtos complexos

Organizar os arquivos no Figma permite que se tenha um controle melhor sobre o projeto e sejam realizadas as tarefas de maneira mais eficiente, além de permitir que as informações sejam encontradas rapidamente, sem perder tempo procurando arquivos que já foram criados.

A empresa na qual trabalhei recentemente, a Superlógica adquiriu algumas empresas em um período curto de tempo para ampliar sua participação no mercado de softwares para gestão de condomínios residenciais, solução completa para portaria e integração com diversos dispositivos de mercado.

A empresa já possui um Design System withe label, o que permite fazer novos temas com facilidade e atendendo a necessidade da empresa com muita agilidade.

Como estava a organização do Figma?

A camada de design system estava super bem resolvida, boa documentação e já com uma formatação de arquivos que atendia bem a necessidade da empresa, porém, a camada de produtos estava sofrendo de um reflexo de um crescimento exponencial.

Outros problemas na camada de produtos era a duplicidade de arquivos, arquivos com o fluxos muito extensos com todos os passos para criação de um produto e o produto inteiro dentro de um único arquivo (Gerava arquivos enormes e com problemas de encontrar onde estavam as coisas).

Definição do escopo

Meu primeiro passo foi entender cada ponto da esteira de produtos em cada squad. Para isso, intensifiquei conversas com pessoas chaves de cada squad (POs, PDs e Devs) para entender a o cenário, a necessidade, os problemas e as sugestões de melhorias.

Após esse discovery, desenhamos algumas hipóteses de melhorias tanto no fluxo, como na organização de arquivos no Figma.

Para esta dinâmica, utilizei o FigJam, onde desenhamos a primeira proposta e depois fomos apresentando para algumas pessoas chave para entender se fazia ou não sentindo.

OKRs, prazo e implementação

Com o desenho pronto, validado com a gestão e com todos os envolvidos, o próximo passo era colocar tudo em prática (seria o próximo passo, mas rolou até a pág. 2. Depois eu detalho)

Como havia muitos arquivos e não seria possível realizar este plano de uma só vez. Resolvemos quebrar a tarefa em alguns produtos para implementar primeiro. A escolha foi com os seguintes critérios: O produto principal e o mais complexo (super bagunçado, sem DS).

Para dar visibilidade e previsibilidade, cadastramos o épico no Jira, com as estórias para cada produto.

Entregáveis

Abaixo, você verá a proposta da esteira de produtos, na qual foi toda redesenhada, dando ênfase no fluxo onde os PDs devem e como manusear o Figma.

Basicamente dividimos o Figma em 4 projetos por produto, sendo eles:

Materiais e recursos: Projetos com arquivos e assets que podem auxiliar o time na construção de seus projetos/feautures/produtos. (Modelos de páginas, Blibliotecas de ícones e ilsutração e team components)

Discovery: Projetos de exploração de ideias, protótipos, testes, personas, validação de hipóteses entre outros recursos utilizados na fase de discovery.

Entregas: Arquivos fatiados por features, que estão em desenvolvimento, pronto para handoff ou já implementados.

Arquivados: Arquivos que não tem mais uso no produto, seja por terem um novo arquivo com outro conceito, por ter sido despriorizado ou por descontinuidade no produto.

Aprendizados

Durante o processo, pude fazer uma imersão profunda em todos os produtos da empresa e observar vários problemas que poderiam ser resolvidos com a nova proposta de esteira de produtos. Porém, com o nível de complexidade muito elevado do projeto em si, e o prazo muito curto para implementação, o prazo para implementação ficou muito curto e com as outras demandas do dia a dia, acabou ficando difícil aplicar toda a estrutura na empresa.

Diante disso, acredito que poderia ter realizado um workshop e elegido representantes de cada produto para conseguir ganhar velocidade nas entregas e ter gerenciado melhor a demanda, do que tentar realizar toda a ela sozinho.

Ourto ponto importante, é que faltaram métricas claras do ganho de performance e qualidade da entrega. Tenha sempre números em mãos.

Por fim!

O trabalho não chegou a ser todo implementando, pois durante o processo a empresa passou por um layoff severo e acabei entrando na faca. Mas, acredito que a estrutura deve se perpetuar na empresa num futuro próximo.